Interpelacje i zapytania

W związku z odpowiedzią z dnia 8 kwietnia 2021 na moją interpelację (2 kwietnia 2021) proszę o informacje na jakim etapie jest kontrola w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Nowej Soli.

Jeżeli nie był jeszcze przeprowadzona kontrola to proszę o informacje o powody tak długiego oczekiwania na taką kontrole. Kiedy zamierzają Państwo zlecić tą kontrole/audyt.

Jeżeli kontrola/audyt się odbyły proszę o protokoły z przeprowadzonej kontroli.

We wspomnianym piśmie z dnia 8 kwietnia 2021 r. informowali Państwo, że "Zarząd Powiatu Nowosolskiego planuje przeprowadzenie kontroli/audytu w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Nowej Soli z działalności za lata 2015-2019. Ze względu na długotrwałą absencję audytora Starostwa Powiatowego w Nowej Soli, Zarząd nie jest w stanie określić terminu i konkretnego zakresu audytu."

Czy absencja audytora Starostwa Powiatowego nadal trwa?

Ponadto informowali Państwo, że informację o wypłaceniu niezgodnie z przeznaczeniem środków finansowych w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Nowej Soli w latach 2015-2019, Zarząd będzie mógł Panu udzielić po przeprowadzeniu w PPP w Nowej Soli kontroli/audytu.

Temat kontroli był szeroko poruszany na komisjach i sesji rady powiatu już w roku 2020 po kontroli przeprowadzonej przez audytorów starostwa powiatowego. Wówczas dużą wątpliwość budziły punkty mówiące o wypłaceniu niezgodnie z przepisami środków finansowych oraz brak zwrotów nadmiernie wypłaconych środków. Mamy już drugą połowę roku 2022 a sprawa nadal nie jest wyjaśniona, proszę o podjęcie działań zmierzających do zakończenia sprawy.

Treść interpelacji dostępna w załączniku do pobrania

W związku z zapytaniem przekazanym przez Przewodniczącego Rady Powiatu Nowosolskiego w dniu 31 sierpnia br. informuję, że:

W okresie od stycznia do czerwca 2022r. miał miejsce audyt w Poradni Psychologiczno- Pedagogicznej w Nowej Soli. Tematem audytu była:

1. Ocena istniejącej struktury zarządzania oraz przekazywania uprawnień do zarządzania mieniem: (standard kontroli zarządczej: II.A - Środowisko wewnętrzne, 3-struktura organizacyjna, 4-delegowanie uprawnień).
2. Zapewnienie o prawidłowości mechanizmów kontroli i ochrony zasobów (standard: C-mechanizmy kontroh, 10-dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, 13-ochrona zasobów) jednostki wyłącznie upoważnionych osób. Prawidłowość powierzenia odpowiedzialności za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki osobom zarządzającym i pracownikom.

Badanie przeprowadzono w obszarach: gospodarka finansowa i gospodarka mieniem.

Badania audytowe, przeprowadzone na dokumentacji wdrażającej podstawowe komponenty kontroli zarządczej w PPP tj. zarządzenia dotyczącego wprowadzenia tej kontroli, dokumenty wewnętrzne porządkujące system rachunkowości i księgowości, dokumenty dotyczące cyklicznego inwentaryzowania majątku i jego rozliczalności, pokazują, iż system kontroli zarządczej funkcjonuje w tej jednostce na poziomie, w miarę adekwatnym do przydzielonych zadań, podziału kompetencji dla zatrudnionych pracowników, sprawozdawczości okresowej i rozliczalności budżetowej.

Audytor przeprowadził badania źródłowych dokumentów założycielskich, dokumentów tworzących obszar kontroli zarządczej jak również pobrał losowo próby dokumentów o charakterze wydatków z lat 2015-2020. W wyniku dokonania losowania, zostały zbadane dokumenty źródłowe z lat 2017, 2019 i 2020.

Zalecenia audytora:

1. Dokonywać zmian w Regulaminie Kontroli Zarządczej w PPP we właściwych terminach, niezwłocznie po wprowadzeniu tych zmian przez organy Powiatu Nowosolskiego. Dokonać poprawek w regulaminie opisując ryzyka i ich skutki dla ujawnienia wizerunku petentów poradni.
2. Uporządkować prawnie podstawowe dokumenty w Poradni, a przede wszystkim „Politykę Rachunkowości”, poprzez wydanie nowego zarządzenia wraz ze wskazaniem w jego treści elementów składowych tei polityki w formie kolejnych logicznych załączników, biorąc pod uwagę także wytyczne w tym zakresie. ti. Zarządzenie nr 33/21 Starosty Nowosolskiego z dnia 7 czerwca 2021 r. w sprawie określenia wytycznych dla jednostek organizacyjnych Powiatu Nowosolskiego w zakresie zapisów Polityki Rachunkowości, zasad sporządzania informacji dodatkowej do bilansu oraz zasad wykazywania ulg i umorzeń.
3. Realizować wydatki na rzecz jednej firmy wyłącznie z tytułu jednorodnych pod względem kodów zamówienia produktów i usług. Dokonywać rozdzielenia zamówień (wydatków) o skrajnie różnych kodach i przeznaczeniu (np. środki czystości i usługi informatyczne) w sposób adekwatny i racjonalny, zgodnie z tą zasadą określoną w ustawie o finansach publicznych w zakresie kontroli zarządczej.
4. Prawidłowo opisywać faktury zakupu ze wskazaniem miejsca przeznaczenia (użytkowania środka trwałego lub wyposażenia) poprzez szczegółów}/ opis dokumentu dotyczącego zakupu a nie tylko przez zamieszczenie ogólnikowej formuły: „Potwierdzam zakup” i złożenie podpisu. Zasady opisywania dokumentów finansowych wprowadzić do polityki rachunkowości. Poddać kontroli ilość i jakość dokonywanych usług informatycznych i pozostałych.
5. Dokonywać księgowań wydatków wyłącznie na podstawie oryginalnych i zgodnych z przepisami dokumentów, np. w przypadku dofinansowania pracownika z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w formie wypłaty zapomogi, przy dokumentach finansowych znajdujących się w dokumentacji księgowej zaleca się dołączanie dokumentu potwierdzającego (decyzja, uchwała komisji lub kierownika jednostki) lub przez notatkę wskazującą miejsce przechowywania takiego dokumentu.
6. Zaprowadzić rejestr umów zawieranych z dostawcami nadając im kolejną numerację. Zapewnić logikę zapisów w umowach, biorąc pod uwagę interes jednostki (przeprowadzać każdorazowo analizę ryzyka skutków wdrożenia umowy w życie przed jej podpisaniem), zwłaszcza w przypadku częstego aneksowania umów.

Realizacja zaleceń przez PPP:

Ad 1. Zarządzeniem Dyrektora Poradni z dnia 30.08.2022r. Nr 245 wprowadzono aneksem do Regulaminu Kontroli Zarządczej Tabelę z opisem ryzyk i ich skutków.

Ad2. Trwają prace nad tekstem jednolitym Polityki Rachunkowości obowiązującej w poradni,

Ad3. Są już realizowane wydatki na rzecz jednej firmy wyłącznie z tytułu jednorodnych pod względem kodów zamówienia produktów i usług. Dokonywane są już prawidłowo rozdzielenia zamówień o różnych kodach i przeznaczeniu,

Ad4. Faktury są już opisywane ze wskazaniem miejsca przeznaczenia poprzez szczegółowy opis dokumentu,

Ad5. Księgowanie wydatków odbywa się wyłącznie na podstawie oryginalnych dokumentów i są dołączane wszystkie potrzebne dodatkowe decyzje,

Ad 6. Jest w poradni rejestr umów zawieranych z dostawcami, przed podpisaniem kolejnej umowy zostanie dokonana analiza ryzyka skutków wdrożenia umowy w życie przed jej podpisaniem.

Środki finansowe wchodzące w skład budżetu Poradni Psychologiczno -Pedagogicznej, które zostały wypłacone „nadmiernie” rozliczono w następujący sposób:

1) Środki wypłacone pracownikowi, któremu przyznano świadczenie na cele zdrowotne. Sprawa została (po konsultacji z radcą prawnym starostwa) skierowana i zbadana przez sąd, który wydał w tej sprawie wyrok uznający prawo pracownika za zasadne.

2) Na konto placówki dokonano zwrotu nienależnie pobranych środków finansowych w kwocie 1000 złotych.

W wyniku podjętych działań, rozstrzygnięć organów państwowych oraz wniosków z audytu sprawę uznaje się za zakończoną.

Treść odpowiedzi dostępna w załączniku do pobrania