Interpelacje i zapytania

Przedstawiciele Społecznego Komitetu Mieszkańców Mirocina Dolnego przekazali mi odpowiedź (z prośbą o bardziej szczegółowe wyjaśnienie), którą otrzymał p. M.S. na złożony wniosek z dnia 5 lutego 2023 r. do Starostwa Powiatowego w Nowej Soli (odpowiedź starostwa w załączeniu).

W związku z tym proszę o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytanie:

- dlaczego dokumentacja dotycząca sposobów zagospodarowania odpadami przed upływem 25 lat została przekazana do Archiwum Państwowego (24.08.2022 r.), żeby w dniu 22.12.2022 przeznaczyć je do zniszczenia. Kto podjął powyższą decyzję?

- proszę o informację jakie dokumenty dotyczące gospodarki odpadami (w tym składowiska w Mirocinie Dolnym) zostały przekazane przed upływem 25 lat do Archiwum Państwowego i tam podległy zniszczeniu.

Proszę o udzielenie odpowiedzi na piśmie.

Treść interpelacji dostępna w załączniku do pobrania

W odprowadzi na zapytanie radnego z dnia 17 lutego 2023 r. dotyczące rekultywacji odpadów w Mirocinie Dolnym informuję, że powyższa dokumentacja nie została przekazana do Archiwum Państwowego w Zielonej Górze w dniu 28.08.2022 r., a jedynie w tym czasie został wysłany wniosek do w/w Archiwum z prośbą o pozwolenie na brakowanie, które to zostało wydane po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy danej dokumentacji przez pracownika Archiwum Państwowego.

Wszystkie urzędy i instytucje w Polsce działają na podstawie i w granicach ustanowionych przepisów, tak również się dzieje w przypadku starostwa w Nowej Soli. Pracownicy starostwa prowadząc różnego rodzaju sprawy, aby je odpowiednio sklasyfikować i zakwalifikować opierają się na Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (DZ. U. z dnia 20 stycznia 2011 r. Nr 14, poz. 67 ze zm.). Z tego też rozporządzenie i załącznika nr 3, którym jest jednolity rzeczowy wykaz akt organów Powiatu i Starostw Powiatowych wyraźnie wynika w jaki sposób daną dokumentacją postępować. Pragnę jednocześnie nadmienić, iż przed 2011 r. były inne rozporządzenia, które z czasem były zmieniane.(Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 7 grudnia 1999 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu Dz.U. rok 1999 nr 102 poz. 1187)  Tak też wspomniana przez Pana dokumentacja pierwotną klasę archiwalną, czyli w czasie jej wytworzenia, miała B5 (co oznacza, że była to dokumentacja niearchiwalna z okresem przechowywania 5 lat od momentu zakończenia sprawy, po tym okresie powinna zostać zbrakowana), jednakże w związku z tym, iż nie zrobiono tego w określonym momencie, przetrzymawszy dokumentację do wejścia w życie w/w rozporządzenia z 2011 roku, klasa przechowywanej dokumentacji została podniesiona dokumentacja do BE 10 (czyli dokumentacja niearchiwalna, której czas przechowywania od momentu zakończenia sprawy wynosi 10 lat, po czym podlega ekspertyzie). Wszystkie wyżej wymienione warunki, czyli upływ czasu przechowywania, złożenie wniosku do Archiwum Państwowego w Zielonej Górze z prośbą o pozwolenie na brakowanie, wykonanie ekspertyzy przez pracowników w/w Archiwum, uzyskanie zgody na brakowanie) zostały przez Starostwo Powiatowe w Nowej Soli spełnione, dlatego też
w/w dokumentacja została zbrakowana.

Jednocześnie pragnę podkreślić, że tylko kategoria archiwalna przechowywana jest w Archiwum Zakładowym przez 25 lat od momentu wytworzenia oraz dokumentacja niearchiwalna na której zakwalifikowanie wskazuje klasa archiwalna np. B25, B50.

            Odpowiadając na kolejne pytanie informuję, że żadne dokumenty dot. gospodarki odpadami (w tym składowiska w Mirocinie Dolnym) nie zostały przekazane do Archiwum Państwowego  ponieważ nie była to dokumentacja archiwalna, a innej dokumentacji
w/w Archiwum nie przyjmuje, a tym bardziej nie brakuje za nas dokumentów. Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, na nasz wniosek wydaje pozwolenie, jeżeli jest to dokumentacja kat.B (czyli nie archiwalna), natomiast w przypadku kat. BE (czyli dokumentacji niearchiwalnej podlegającej ekspertyzie), pracownicy Archiwum przyjeżdżają na ekspertyzę
i wydają pozwolenie na brakowanie, na podstawie którego urząd może zbrakować dokumenty, bądź też podnoszą kategorię archiwalną, wówczas dokumenty nadal są na stanie archiwum zakładowego lub są przygotowywane do przekazania Archiwum Państwowemu.

Treść odpowiedzi dostępna w załączniku do pobrania